AGENT-E DE BUREAU CLASSE PRINCIPALE – ATTRACTION ET ACQUISITION DE TALENTS Temps plein

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Le Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) est le plus important employeur dans le monde de l’éducation au Québec et l’un des plus importants de la région métropolitaine. Son mandat est d’organiser les services éducatifs dans les établissements d’enseignement préscolaire, primaire, secondaire, les écoles spécialisées pour les élèves handicapés ou en difficulté d’adaptation ou d’apprentissage (EHDAA), les écoles de formation professionnelle et les centres d’éducation des adultes. Une équipe de 18 000 employés, dont 8 000 enseignants, mettent leurs compétences à profit pour assurer les services éducatifs auprès de 114 000 élèves, jeunes et adultes.

Pour le Bureau du recrutement du Service de la gestion des personnes et du développement des compétences, le Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) recherche des agent-e-s de bureau, classe principale pour le Bureau du recrutement pour combler des postes réguliers.

Être agent de bureau classe principale au CSSDM, c’est ….

• Être au cœur de la communauté montréalaise
• Travailler au sein d’une équipe dynamique et passionnée
• Accéder à des formations permettant le développement professionnel
• Bénéficier de salaires et d’avantages enviables* :
  • Fonds de pension public très intéressant
  • Journées de maladies et pour affaires personnelles au prorata du nombre de journées travaillées
  • Jusqu’à quatre semaines de vacances au prorata du nombre de journées travaillées
  • Rabais corporatifs pour les employés (activités physiques, transport, téléphonie, lunetterie, informatique, lecture, etc.
• Possibilité d’exercer ses fonctions en télétravail, selon certaines modalités
  *des conditions liées à la convention collective s’appliquent

Description du poste

L’agent-e de bureau classe principale est responsable de la coordination, de la direction et du contrôle d’un ensemble de travaux effectués par du personnel de soutien administratif. Elle travaille également en étroite collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de complexes et spécialisées.

Principales attributions :

1. En collaboration avec les autres agents de bureau classe principale de l’équipe :

• planifie, organise et distribue les travaux
• détermine l’échéancier des travaux
• s’assure que les travaux sont effectués dans les délais prévus
• assure le suivi des dossiers à caractère confidentiel ou plus complexes, en collaboration un cadre du bureau, et assure un premier niveau de suivi des plaintes, le cas échéant
• vérifie les travaux effectués et effectue un contrôle qualité des processus
• valide et envoie la liste des nouveaux engagés
• donne son avis sur la qualité des travaux effectués dans un objectif d’amélioration.
• fait un état de la conformité des processus et du respect des échéanciers, de façon hebdomadaire à la coordonnatrice

2.   Prend en charge les opérations liées au recrutement:

• Informatise dans Paie GRH les dossiers des candidats non-retenus, des candidats qui se désistent et des nouveaux employés.
• Génère quotidiennement les lettres de bienvenue des nouveaux employés à l’aide du logiciel RH-Outils.
• Pour ce faire, effectue des :
  • suivis auprès des nouveaux employés
  • vérifications administratives pré-embauche
  • appels de confirmation d’embauche et de confirmation de séances d’authentification
  • suivis pour documents manquants
  • séances d’authentification de documents
  • etc.

3.     Conseille l’ensemble de l’équipe pour les questions reliées aux tâches et outils de travail des agents de bureau classe principale. Agit comme personne-ressource / expert auprès de l’équipe et de la coordonnatrice au niveau des processus de travail et des outils de travail des agents de bureau classe principale.

4.     Formule des suggestions et des recommandations afin d’améliorer les processus et travaux sous sa responsabilité.

5.     Analyse les problématiques, propose des solutions, participe à des rencontres liées à l’amélioration des processus qui touchent les tâches des agents de bureau classe principale.

6.     Participe à l’accueil des nouveaux agents de bureau classe principale et des stagiaires :

• accueille, forme, accompagne et supporte au quotidien les nouveaux membres de l‘équipe. Joue un rôle d’expert.
• établit et mets en œuvre un plan de formation; planifie les formations avec les formateurs
• mets à jour en continu le plan de formation et en fait le suivi auprès de la coordonnatrice.

7.     Répond aux appels reçus sur la N1 (service à la clientèle) au niveau du recrutement.

8.     Rédige les cahiers de bord et développe des outils de suivis et s’assure qu’ils sont à jour. S’assure que les méthodes de travail décrites dans ceux-ci sont respectées

9.     Organise et tient à jour un système de classement des divers dossiers du bureau et en assure suivi rigoureux

10.  Tient à jour et produit, sur demande, diverses requêtes statistiques relatives à son travail.

11.  Réceptionne le courrier et le distribue aux membres de l’équipe

12.  Transige tant à l’interne qu’à l’externe sur des questions relevant de sa compétence.

13.  Voit à l’organisation de diverses réunions, convoque les participants à des réunions, recueille par écrit ou verbalement les divers sujets qui feront l’objet de discussion, transcrit à l’aide d’un logiciel de traitement de texte l’ordre du jour et prépare les dossiers nécessaires

14.  Accomplit, sur demande, toute autre tâche connexe à sa fonction

Qualifications*

Détenir minimalement un diplôme de 5e année du secondaire (DES) ET avoir minimalement deux (2) années d’expérience pertinente

* Pour les diplômes obtenus à l’étranger, l’évaluation comparative reconnue de vos études hors Québec attestant que vous avez un diplôme universitaire de niveau baccalauréat reconnu au Québec, est impérativement requise.

Par souci de confidentialité, il est important de caviarder les informations personnelles apparaissant sur vos documents de candidature, telles que le code permanent, la date de naissance, etc. Veuillez-vous assurer de laisser les informations nominatives, ainsi que les informations de réussite scolaire visibles.

Exigence particulière:

• Réussir le test d’aptitudes en lien avec la fonction d’agent de bureau classe principale.

Atouts :

• Connaissance des logiciels suivants: Paie-GRH, Atlas, Cisco-Finesse, TEAMS, SRH outils
• Expérience dans le milieu de l’éducation, municipal, gouvernemental ou para gouvernemental.

Profil recherché :

• Leadership et entregent
• Rigueur, autonomie, imputabilité
• Capacité d’organisation et de planification des activités
• Excellente gestion du temps et des priorités
• Connaissance et maitrise des principes de base d’un bon service à la clientèle
• Maîtrise des différents logiciels et outils de bureautique (Excel, Access, Word);
• Maîtrise de la langue française aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.

Conditions de travail et rémunération

Taux horaire variant entre 23,12 $ et 28,31 $/heure, selon votre scolarité et vos expériences de travail.

Vous devez faire parvenir vos attestations d’expérience qui sont pertinentes à la fonction au plus tard 30 jours suivant votre entrée en fonction pour que l’ajustement salarial soit fait rétroactivement. Celles-ci doivent comporter les informations suivantes : fonction exercée, date de début et date de fin, nombre d’heures travaillées, nom de l’employeur, adresse et signature de ce dernier. Les attestations d’expérience seront analysées par le Bureau de la dotation.